OWU

Ogólne Warunki Umów zakwaterowania i organizacji imprez (wydarzeń) w Hotelach Diament Spółka Akcyjna

Hotele Diament Spółka Akcyjna z siedzibą w Gliwicach, ulica Dąbrowskiego 50 44-100 Gliwice; której dokumentacja rejestrowa przechowywana jest w Sądzie Rejonowym w Gliwicach X Wydział Gospodarczy pod numerem wpisu KRS: 0000355866; NIP: 6450000606; o kapitale zakładowym w wysokości: 82 662 010,00 złotych, opłaconym w całości,  zwane dalej Hotele Diament, poprzez niniejsze Ogólne Warunki Umów, określa ogólne zasady umów zakwaterowania i organizacji imprez przez Hotele  Diament. Ogólne Warunki Umów stanowią podstawową bazę reguł, kształtujących relacje pomiędzy stronami.

Rozdział 1 Definicje

1. „OWU” – oznacza niniejsze Ogólne Warunki Umów Zakwaterowania i Organizacji Imprez w Hotelach Diament S.A..
2. „hotelu” – oznacza obiekt hotelowy lub zespół takich obiektów, z dostępną inforastukturą  do którego tytułu prawny posiadają Hotele Diament.
3. „kliencie” – oznacza osobą fizyczną, osobą prawną, albo jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która zawarła umowę zakwaterowania lub organizacji imprezy z Hotele Diament.
4. „stronach” -  rozumie się przez to Hotele Diament i klienta.
5. „gościu” – oznacza osobę fizyczną korzystająca z usług oferowanych w wybranym hotelu w ramach umowy zakwaterowania.
6. „uczestniku” – oznacza osobę fizyczną korzystającą z usług oferowanych w wybranym hotelu Hoteli Diament w ramach umowy organizacji imprezy;
7. „imprezie” lub „wydarzeniu” – oznacza zamówienie przez klienta sal i pomieszczeń w celu organizacji imprezy i jej organizację przez Hotele Diament lub przez klienta, które mogą ale nie muszą być związane z usługą gastronomiczną,
8. „zakwaterowanie” – oznacza wynajem pokoi hotelowych.

Rozdział 2 Postanowienia Ogólne

1. O ile Strony nie postanowiły inaczej w treści Umowy lub Zamówienia, zapisy niniejszych OWU mają bezpośrednie zastosowanie do  Umów czy Zamówień złożonych Hotelom Diament i wiążą Strony w poniższym brzmieniu.
2. OWU są integralną częścią Umów  zawieranych przez klienta z Hotelami Diament i Zamówień składanych przez klienta Hotelom Diament.
3. Żadne ogólne warunki umów klienta  nie mogą być użyte dla relacji kontraktowych opartych na Umowie, Zamówieniu, której OWU są integralną jej częścią, chyba że Hotele Diament  wyrażą  odrębną pisemną zgodę na treść takich warunków klienta.
4. W szczególności, klient potwierdza że, w przypadku podpisania przezeń Umowy, złożenia Zamówienia z dołączeniem lub przywołaniem jakichkolwiek warunków dodatkowych, jeżeli Umowa lub Zamówienie zostało uprzednio podpisane przez Hotele Diament, wymienione ogólne warunki klienta  lub inne ogólne warunki handlowe będą obowiązywać tylko w takim zakresie, w jakim zostaną one pisemnie zatwierdzone uprzednio przez Hotele Diament.
5. OWU stanowią integralną część  Umowy lub Zamówienia.  W celu nadania mocy obowiązującej OWU nie wymaga to złożenia osobnego oświadczenia woli przez Strony. Jeśli OWU nie zostały dołączone do Umowy lub Zamówienia, to klient jest związany OWU w brzmieniu obowiązującym w wersji opublikowanej w dniu zawarcia Umowy lub złożenia  Zamówienia na stronie Hotele Diament pod adresem: www.hotelediament.pl  
6. Umowa  lub Zamówienie z klientem  zawarta być powinna w formie pisemnej podpisanej przez  obie Strony, z tym zastrzeżeniem, ze Umowa może zostać zawarta poprzez przyjęcie Zamówienia klienta drogą akceptacji dokonanej przez Hotele Diament, w tym przez systemy teleinformatyczne należące do Hoteli Diament. Hotele Diament może potwierdzić przyjęcie Zamówienia do realizacji  na piśmie lub za pośrednictwem poczty e-mail.
7. W przypadku, gdy rezerwacji zakwaterowania lub imprezy dokonuje na rzecz klienta osoba trzecia, osoba ta ponosi względem Hoteli Diament odpowiedzialność solidarną z klientem jako strona rezerwująca.

Rozdział 3 Usługi, ceny, płatności, rachunek

1. W przypadku zawarcia Umowy w formie akceptacji  Zamówienia przez Hotele Diament obowiązują ceny określone przez Hotele Diament w przyjęciu Zamówienia;  umowy pisemnej obowiązują ceny wskazane w Umowie; dorozumianej lub ustnej obowiązują ceny zgodnie z aktualnym cennikiem danego hotelu.
2. Uzgodnione ceny są cenami netto, do których zostanie doliczony podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury. W przypadku cen wynikających z cennika ceny są cenami brutto.
3. Hotele Diament mogą zwiększyć ceny w przypadku, gdy opłaty lokalne w odniesieniu do zakwaterowania (na przykład opłata klimatyczna) zaczną obowiązywać po zawarciu Umowy lub przyjęciu Zamówienia a przed ich wykonaniem (konieczność pobrania jej od gościa albo klienta  w dacie korzystania z usługi) lub gdy po ich uprzednim pobraniu zostaną zwiększone przed wykonaniem usługi. Wzrost cen ograniczony jest do kosztów powyższych opłat lokalnych.
4. Rachunki  i faktury wystawiane przez Hotele Diament  winny zostać zapłacone niezwłocznie po ich otrzymaniu, chyba że wyraźnie Strony uzgodniły inne warunki płatności w Umowie lub Hotele Diament potwierdziły inne warunki w akceptacji Zamówienia. W przypadku opóźnienia w zapłacie Hotele Diament mogą naliczyć odsetki ustawowe.
5. Rozporządzanie pokojami pod jakimkolwiek tytułem prawnym lub faktycznym innym niż uzgodnione przez klienta z Hotelami Diament, w tym w szczególności podnajem, poddzierżawa, użyczenie przydzielonych pokoi, innych pokoi, pomieszczeń przez gości jest niedozwolone.
6. Zaproszenia przez klientów lub gości do budynku hotelu, w tym pokoi,  na wywiady i wydarzenia sprzedażowe i podobne wymagają uprzedniej pisemnej zgody Hoteli Diament.
7. Zawierając Umowy lub przyjmując Zamówienia Hotele Diament mogą żądać od klienta wpłaty odpowiedniej zaliczki, zadatku  lub zabezpieczenia w formie gwarancji na karcie kredytowej lub w innej podobnej lub uzgodnionej przez Strony formie.
8. W przypadku nieuregulowania zaliczki, zadatku lub nieudzielenia zabezpieczenia w formie przewidzianej w punkcie 7 w terminie uzgodnionym przez Strony, Hotele Diament mają prawo, w terminie do dni 7 od dnia upłynięcia terminu uregulowanie zaliczki, zadatku lub udzielenia zabezpieczenia odstąpić od Umowy lub Zamówienia.
9. W każdym przypadku formy zabezpieczenia płatności muszą być zaakceptowane przez  Hotele Diament - pod rygorem prawa Hoteli Diament odmowy jego przyjęcia.
10. W uzasadnionych przypadkach (np. zaległości płatnicze klienta lub rozszerzenia zakresu Umowy lub Zamówienia) Hotele Diament mogą uzależnić zawarcie Umowy lub przyjęcie Zamówienia w tym zakresie od zwiększenia kwoty zaliczki lub zabezpieczenia – do kwoty przewidywanych kosztów tego rozszerzenia.
11. Klient  ani gość nie nabywa roszczenia o dostępność danego konkretnego pokoju, chyba że hotel potwierdził dostępność tego pokoju na piśmie.
12. Pokoje są dostępne dla klientów i gości w godzinach ustalonych w danym hotel (doba hotelowa).  Klientowi lub gościowi nie przysługuje roszczenie o wcześniejszą dostępność pokoi. Zameldowanie przed godziną rozpoczęcia doby hotelowej w dniu przyjazdu oraz wymeldowanie po godzinie doby hotelowej w dniu wyjazdu jest uzależnione od dostępności wolnych pokoi. Wcześniejsze zameldowanie, jak i wymeldowanie wymaga zgłoszenia przez klienta i pisemnego potwierdzenia takiej możliwości ze strony hotelu.
13. W przypadku opuszczenia pokoi po zakończeniu doby hotelowej w dniu wyjazdy Hotele Diament mają prawo naliczyć opłaty,  w wysokości 50%  ceny za pokój z tytułu dodatkowego wykorzystania pokoju w przypadku jego nieopuszczenia do 2 godzin po zakończeniu doby hotelowej w dniu wyjazdu a w przypadku opuszczenia pokoju po więcej niż 2 godzinach po zakończeniu doby hotelowej w dniu wyjazdu w wysokości 100% ceny za pokój według cennika danego hotelu a klient jest obowiązany je uiścić.
14. Zasady korzystania z hotelu określa regulamin danego hotelu.

Rozdział 4 Rezygnacja, odstąpienie

1. W przypadku, gdy Strony wyraźnie na piśmie uzgodniły prawo klienta do odstąpienia od Umowy  zakwaterowania albo wydarzenia lub Zamówienia  zakwaterowania albo wydarzenia i termin odstąpienia przez klienta bez ponoszenia przez klienta opłat, klient może odstąpić od Umowy lub Zamówienia w tym terminie. Prawo klienta do odstąpienia od Umowy lub Zamówienia wygasa w przypadku niewykonania tego prawa w ustalonym terminie.
2. W przypadku, gdy uzgodniono, że klient może odstąpić od Umowy lub Zamówienia w określonym terminie nie ponosząc z tego tytułu kosztów, Hotele Diament także mogą odstąpić od Umowy lub Zamówienia  w tym terminie.
3. Hotele Diament mogą odstąpić od Umowy lub Zamówienia w każdym czasie, ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku:

1. siły wyższej, w tym katastrof naturalnych i innych okoliczności, za które Hotele Diament nie ponoszą  odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie Umowy lub Zamówienia;
2. dokonania rezerwacji pokoi lub wydarzenia z wykorzystaniem wprowadzających w błąd lub fałszywych informacji co do faktów o istotnym znaczeniu, np. tożsamości klienta lub celu pobytu;
3. istotnego naruszenia przez klienta niniejszych OWU;
4. likwidacji hotelu,  niemożliwości zagwarantowania odpowiedniego zakwaterowania lub obiektów do organizacji wydarzenia ze względu na remont hotelu, lub inne zdarzenia dotyczące hotelu.

Rozdział 5 Liczba gości lub uczestników, zmiany liczby gości lub uczestników i zmiany miejsca zakwaterowania lub wydarzenia

1. Ostateczna liczba gości lub uczestników musi zostać określona na co najmniej 5 dni roboczych przed dniem zakwaterowania grupowego lub wydarzenia grupowego. W przypadku, gdy w praktyce liczba gości lub uczestników jest większa niż określona w Umowie lub Zamówieniu, cena końcowa zostanie wyliczona na podstawie faktycznej liczby gości lub uczestników i cen jednostkowych ustalonych w Umowie lub Zamówieniu albo w według cennika hotelowego według wyboru Hoteli Diament.
2. Zmniejszenie liczby gości lub uczestników wydarzenia przez klienta o więcej niż 15%  w stosunku do uzgodnionych w Umowie lub Zamówieniu wymaga zgody Hoteli Diament wyrażonej na piśmie. W przypadku nie przybycia gości lub uczestników wydarzenia  nie wpływa na obniżenie ceny i nie rodzi po stronie klienta  jakichkolwiek roszczeń o jej obniżenie.
3. Wzrost liczby gości lub uczestników wydarzenia o więcej niż  15% wymaga pisemnej zgody Hoteli  Diament.
4. W przypadku, gdy liczba uczestników zmniejszy się o więcej niż15%, Hotele Diament mogą zmienić uzgodnione pomieszczenia, pod warunkiem, że wielkość nowych pomieszczeń jest odpowiednia dla ostatniej uzgodnionej liczby uczestników, a standard wyposażenia pomieszczeń jest porównywalny.
5. W razie konieczności Hotele Diament  mogą przenieść wydarzenie do innego pomieszczenia porównywalnej wielkości i standardu. Pomieszczenie to, w uzasadnionych przypadkach, może znajdować się w innym hotelu o porównywalnym standardzie.
6. W przypadku, gdy wydarzenie potrwa dłużej niż  do godz. 4:00 dnia następnego  Hotele Diament są uprawnione do naliczenia dodatkowych opłat w wysokości 10% wynagrodzenia ustalonego w Umowie lub Zamówieniu.
7. Umieszczanie przez klienta jakiejkolwiek ekspozycji w holu, korytarzach lub w lobby hotelu, przed hotelem jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Hoteli Diament.
8. Jedzenie i napoje dla wydarzeń dostarczają wyłącznie Hotele Diament. Wyjątki od tej reguły wymagają uprzedniego pisemnego uzgodnienia Stron, z tym, że w takim wypadku Hotele Diament są uprawnione do naliczenia dodatkowej opłaty w wysokości 15% wynagrodzenia ustalonego w Umowie lub Zamówieniu.
9. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za przydatność do spożycia nie dostarczanego przez Hotele Diament jedzenia i napoi. Hotele Diament  nie ponoszą odpowiedzialności  za szkody wynikłe w związku ze spożyciem jedzenia i napoi  nie dostarczanych przez Hotele Diament, w tym od roszczeń osób trzecich.
10. Hotele Diament nie ponoszą  odpowiedzialności za przydatność do spożycia jedzenia zabranego z hotelu po zakończeniu wydarzenia lub wyniesionego z hotelu.
11. Warunki określone w Umowie zawartej pomiędzy Hotele Diament a Klientem, co do liczby gości lub uczestników, zmiany liczby gości lub uczestników i zmiany miejsca zakwaterowania lub wydarzenia i terminów możliwych zmian mają charakter nadrzędny względem warunków określonych w OWU.

Rozdział 6  Wyposażenie techniczne

1. W przypadku, gdy Hotele Diament zapewniają klientowi, na jego wniosek, sprzęt techniczny lub inny sprzęt, klient ponosi pełną odpowiedzialność za jego uszkodzenie, chyba że sprzęt będzie obsługiwany przez personel Hotelu lub za jego utratę.
2. Wykorzystanie sprzętu elektrycznego należącego do klienta lub osób trzecich upoważnionych przez klienta z użyciem sieci elektrycznej hotelu wymaga uprzedniej pisemnej zgody  Hoteli Diament. Za wszelkie szkody związane z zakłóceniami lub uszkodzeniem sprzętu technicznego hotelu spowodowane przez taki sprzęt odpowiedzialność ponosi klient. Hotele Diament  mogą naliczyć po cenie zryczałtowanej koszty zużycia energii wynikłe ze stosowania sprzętu, o którym mowa powyżej.

Rozdział 7 Materiały dekoracyjne, elementy wystawiennicze

1. Materiały dekoracyjne, elementy wystawiennicze i inne wystawiane przez klienta w ramach wydarzeń, w tym rzeczy osobiste klienta, który sam nie jest gościem hotelu oraz rzeczy osobiste uczestników nie będących gośćmi hotelu przechowywane są w pomieszczeniach, w których odbywa się wydarzenie lub w hotelu na wyłączne ryzyko klienta. Hotele Diament nie ponoszą odpowiedzialności za utratę, zniszczenie lub uszkodzenie takich przedmiotów, chyba że w wyniku rażącego niedbalstwa lub umyślnego działania obsługi hotelu.
2. Wniesione przez klienta materiały dekoracyjne i wystawiennicze  muszą spełniać wymogi przeciwpożarowe. Hotele Diament  mogą zażądać od klienta przedstawienia stosownego dokumentu w tym zakresie. W przypadku, gdy klient nie uczyni zadość takiemu żądaniu, Hotele Diament  mogą usunąć i przechować materiały dekoracyjne na koszt i ryzyko klienta.  Za wszelki szkody związane z tymi elementami odpowiedzialność ponosi klient.
3. Hotele Diament zastrzegają sobie prawo żądania natychmiastowego usunięcia materiałów dekoracyjnych i wystawienniczych klienta w przypadku, gdy ich treść jest obraźliwa, sprzeczna z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub powszechnie przyjętymi normami społecznymi albo mogłaby narażać wizerunek Hoteli Diament lub hotelu.  W przypadku ich nieusunięcia przez klienta Hotele Diament mogą je usunąć na koszt i ryzyko klienta.
4. Wszelkie elementy wystawiane i inne przedmioty wniesione przez klienta lub uczestników wydarzenia podlegają niezwłocznemu usunięciu po zakończeniu wydarzenia. W przypadku, gdy klient nie dokona ich niezwłocznego usunięcia, Hotele Diament  mogą je usunąć i przechować na koszt i ryzyko klienta. W przypadku, gdy przedmioty pozostaną w pomieszczeniu, w którym odbyło się wydarzenie, Hotele Diament może naliczyć opłaty  w wysokości 10% wynagrodzenia ustalonego w Umowie lub Zamówieniu.

Rozdział 8 Odpowiedzialność

1. Klient ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody w odniesieniu do hotelu i jego wyposażenia, szkody odniesione przez personel hotelu innych gości hotelu,  zawinione przez klienta, gości lub uczestników, i personel klienta. Hotele Diament  mogą żądać od klienta ustanowienia odpowiedniego zabezpieczenia (np. ubezpieczenie, kaucja, gwarancja).
2. Klient zobowiązuje się do pokrycia dodatkowych kosztów usług wykorzystanych przez swoich uczestników lub gości (np. telefon, parking, płatna telewizja, pralnia, dodatkowe usługi gastronomiczne itp.), które nie były ujęte w Umowie lub Zamówieniu, na podstawie przedstawionego przez Hotele Diament wykazu usług, uwzględniającego  czas ich świadczenia, koszt, a także dane osoby, która zleciła ich wykonanie, a w przypadku, gdy będzie to niemożliwe, numer pokoju, w którym dana usługa była świadczona, lub w przypadku skorzystania z parkingu, numer rejestracyjny pojazdu. Powyższe zobowiązanie nie ma zastosowania w sytuacji gdy usługi te zostały opłacone przez poszczególnych uczestników lub gości.
3. W przypadku, gdy podczas pobytu grupy klienta w hotelu, klient będzie organizował imprezę towarzyszącą, (koncert lub inne wykonanie utworów literackich, dramatycznych, muzycznych, pantomimicznych, słowno-muzycznych, pokaz filmów, dyskotek, czy wystaw, itp.), klient zobowiązany jest do zawarcia na własny koszt  i ryzyko stosownej umowy licencyjnej oraz dokonania odpowiednich opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi w odniesieniu do twórców, producentów i wykonawców.
4. W przypadku wad w usługach świadczonych przez Hotele Diament klient zobowiązany jest do poinformowania o nich Hoteli Diament niezwłocznie, tak aby personel hotelu mógł natychmiast usunąć wady lub zapewnić dostawę albo świadczenie usługi w sposób zgodny z Umową lub Zamówieniem jeżeli wady te faktycznie wystąpiły.  W przypadku, gdy działanie takie jest niemożliwe ze względu na charakter wady, przerwy lub z innych istotnych powodów, powiadomienie o wystąpieniu wady musi zostać przekazane Hotelom Diament  najpóźniej do czasu dokonywania zwrotu pomieszczenia lub wymeldowania gości.
5. Reklamacje klient powinien zgłosić hotelowi na piśmie nie później niż w ostatnim dniu pobytu, przed opuszczeniem hotelu.
6. Hotele Diament  rozpatrują reklamacje w terminie 7 dni od ich otrzymania od klienta.
7. Zgłoszenie reklamacji nie zwalnia klienta z obowiązku terminowej zapłaty wynagrodzenia należnego Hotelom Diament.
8. Wyłącza się roszczenia ze strony klienta o odszkodowanie za utracone korzyści.
9. Hotele Diament zastrzegają sobie prawo do natychmiastowej interwencji, przerwania wydarzenia lub jego modyfikacji, jeśli stwierdzą, że zostały naruszone przepisy przeciwpożarowe lub inne przepisy bezpieczeństwa.
10. W przypadku, gdy klientowi zostanie przydzielone miejsce do przechowywania rzeczy w garażu hotelowym lub na parkingu hotelowym, nie oznacza to nawiązania pomiędzy Stronami umowy przechowania.

Rozdział 9 Klauzula informacyjna

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółka HOTELE DIAMENT S.A. z siedzibą w Gliwicach (44-100) przy ul. Dąbrowskiego 50.
2. W zakresie ochrony danych osobowych można się kontaktować pod adresem e-mail: sekretariat@hotelediament.pl
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umów zawieranych z Hotelami Diament i zamówień składanych Hotelom Diament na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
4. Odbiorcami danych będą osoby upoważnione przez administratora, podmioty przetwarzające, z którymi zawarliśmy odpowiednie umowy powierzenia oraz podmioty, które wynikają z przepisu prawa.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od momentu zawarcia Umowy.
6. Posiadają Państwo prawo do żądania dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
7. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
8. Podanie przez Pastwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak podpisania Umowy.
9. Państwa dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Rozdział 10 Postanowienia końcowe

1. W przypadku, gdy na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy lub Zamówienia przez klienta szkoda Hoteli Diament przekroczy wartość naliczanych z tego tytułu kar umownych,  to Hotele Diament  mają prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych wynikających z kodeksu cywilnego.
2. Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonywania Umowy lub Zamówienia Strony  zobowiązują się rozwiązywać w sposób polubowny a jeżeli w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zaistnienia sporu strony nie zawrą porozumienia, sądem  właściwym będzie sąd powszechny właściwym dla siedziby Hoteli Diament..
3. Prawem właściwym dla Umowy lub Zamówienia i wszelkich ewentualnych sporów z nimi związanymi jest prawo polskie, językiem właściwym jest język polski.
4. Wszelkie zmiany  Umowy lub Zamówienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności formy tej wymagają także wszelkie oświadczenia o rozwiązaniu Umowy lub zamówienia.
5. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszych OWU okażą się być sprzeczne z powszechnie obowiązującymi przepisami lub staną się nieskuteczne, fakt ten pozostanie bez wpływu na skuteczność pozostałych postanowień OWU.
6. Jeżeli którekolwiek z postanowień Umowy będzie lub stanie się nieważne lub niewykonalne, nie będzie to mieć żadnego wpływu na ważność i wykonalność niniejszej Umowy jako całości. Strony zgadzają się zastąpić takie nieważne lub niewykonalne postanowienie postanowieniem ważnym i wykonalnym, które będzie możliwie jak najdokładniej odzwierciedlać założenia takiego nieważnego lub niewykonalnego postanowienia.